Etape ale procesului de aprovizionare si fluxul de documente
1. Din punct de vedere al fluxului de informatii primul pas este determinarea necesarului de materiale si servicii ce trebuie achizitionate pentru o anumita perioada de timp.2. Persoanele responsabile cu aprovizionarea verifica daca datele sunt complete si selecteaza potentialele surse de aprovizionare: furnizori care exista deja in sistem datorita comenzilor mai vechi sau intelegerilor facute pe termen mai lung.(ex. contracte), furnizori noi care vor fi inregistrati in sistem.
3. Se trimit cereri de oferte catre furnizorii selectati.
4. Analizarea ofertelor primite de la furnizori, simulare scenarii de pret care sa permita compararea diferitelor oferte.Se selecteaza cea mai potrivita oferta pentru materialele si serviciile cerute in functie de pret, termeni de livrare, costuri de livrare etc.
5. Creare comanda de aprovizionare care sa contina materiale/ servicii, cantitate, data de livrare.
6. Receptia bunurilor este operatia prin care se inregistreaza marfa pe stoc: valoric (cantitatea receptionata inmultita cu pretul net de achizitie din comanda) si cantitativ.
Crearea unei receptii presupune:
- actualizarea stocurilor
- crearea documentelor contabile
- disponibilitatea marfii
7. Inregistrarea facturii furnizorului este ultima operatie a fluxului logistic de achizitie. La inregistrarea facturii se verifica eventualele diferente intre factura, comanda si receptie. Plata apartine de departamentul financiar. Verificarea facturii si inregistrarea acesteia in sistemele ERP genereaza inregistrari contabile. Se creeaza astfel datoria catre furnizor.
Integrarea cu alte departamente/module
Departamentul de aprovizionare comunica si cu alte departamente pentru a asigura un flux constant de informatii: Controling, Financiar, Productie, Vanzari si Distributie.
Documente de aprovizionare
- Referat de necesitate (este un document intern, nu se transmite in afara companiei)
- Cerere de oferta.
- Oferta furnizor.
- Contract.
- Comanda de aprovizionare.
- NIR (Nota de receptie) (document primit de la furnizor, care insoteste marfa)
- Factura furnizor.
Raspunde #1 | Stefan Victoria | 02-10-2009
NIR-ul nu este documentul primit de la furnizor. NIR-ul se intocmeste , de catre beneficiar,la receptia marfii. Si mai era un document de aprovizionare.....avizul de insotire a marfii , care este obligatoriu pentru insotirea marfii.
Raspunde #2 | Daniela Pop | 07-10-2009
Da,asa e. NIR-ul este un document intern care se genereaza la receptie marfa. Documentul de la furnizor, care insoteste marfa este avizul de expeditie. Multumesc.