Formalitati specifice
Stabilirea sediului social al societatilor comerciale presupune o serie de formalitati si conditii care atunci cand nu fac operatiunea imposibila, o ingreuneaza foarte mult, datorita caracterului excesiv de birocratic al procedurii.Potrivit legii privind societatile comerciale (deja renumitul articol 17) la inmatricularea societatii comerciale si la schimbarea sediului social se va prezenta la sediul oficiului registrului comertului:
a) documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, inregistrat la administratia finantelor publice municipala, oraseneasca, comunala sau a sectoarelor municipiului Bucuresti, in a carei raza teritoriala se afla situat spatiul cu destinatie de sediu social. Dovada inregistrarii o constituie 'Adeverinta privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social' emisa de organul fiscal in cadrul caruia s-a facut inregistrarea.
b) un certificat emis de organul fiscal prevazut la lit. a), care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatie de sediu social nu a fost inregistrat un alt document ce atesta cedarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit, ori existenta altor contracte prin care s-a cedat dreptul de folosinta asupra aceluiasi imobil, dupa caz. Este vorba despre 'Certificatul pentru spatiul cu destinatie de sediu social'.
Ambele documente eliberate de organul fiscal potrivit punctelor a) si b) de mai sus se obtin pe baza 'Cereii de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de eliberare a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social', cerere tip care se elibereaza de catre organul fiscal competent.
Aceasta cerere se depune la organul fiscal competent de catre titularul dreptului de folosinta. In cazul in care titularul dreptului de folosinta este o persoana juridica, cererea se depune de catre reprezentantul legal al acesteia (administratorul) sau de catre un imputernicit, potrivit legii.
Cererea va fi insotita de:
- actele doveditoare ale dreptului de folosinta, cum ar fi: titlu de proprietate, contract de vanzare cumparare, contract de inchiriere, contract de comodat sau alte acte care atesta dreptul de folosinta;
- actul de identitate al solicitantului si/sau imputernicirea, dupa caz;
- actul care atesta numirea reprezentantului legal al persoanelor juridice, in speta actul constitutiv.
De mentionat ca in cazul unui contract de subinchiriere, se va prezenta totodata acordul proprietarului in vederea subinchirierii, exprimat fie prin intermediul contractului de inchiriere, fie ca un document separat, in original.
Cererea se depune la organul fiscal competent, direct la registratura sau prin posta, cu confirmare de primire.
Daca cererea se depune la registratura organului fiscal, actele doveditoare ale dreptului de folosinta se prezinta in original si in copie. Organul fiscal certifica conformitatea copiei cu originalul si restituie solicitantului originalul.
Daca cererea se depune prin posta, aceasta trebuie insotita de actele doveditoare ale dreptului de folosinta, in copie legalizata.
Termenul de solutionare este de 5 zile lucratoare de la data inregistrarii la organul fiscal competent a cererii insotite de documentatia completa.
c) in cazul in care din certificatul emis potrivit lit. b) rezulta ca sunt deja inregistrate la organul fiscal alte documente care atesta cedarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil cu destinatie de sediu social, o declaratie pe propria raspundere in forma autentica (intocmita la notar) privind respectarea conditiilor referitoare la sediul social, prevazute mai jos, respectiv, la acelasi sediu vor putea functiona mai multe societati numai daca imobilul, prin structura lui si suprafata sa utila, permite functionarea mai multor societati in incaperi diferite sau in spatii distinct partajate. Numarul societatilor comerciale ce functioneaza intr-un imobil nu poate depasi numarul de incaperi sau spatii distincte obtinute prin partajare.
Raspunde #1 | Mircea | 22-03-2011
Buna ziua, Am si eu urmatoarea problema de rezolvat...am 2 societati comerciale ce vor fi cesionate catre terte persoane. Ambele societati au sediile sociale pe perioada nedeterminata inregistrate, prima printr-un contract de comodat (ce nu este de gasit) si a doua printr-o declaratie notariala data de catre proprietari. Intrebarea este urmatoarea: cum se poate face sa se determine perioada de valabilitate a sediului la 3 luni spre exemplu pentru ambele societati ? Pentru prima daca aveam contractul de comodat faceam un act aditional si rezolvam problema, iar la a doua chiar nu stiu cum trebuie facut. Multumesc anticipat, astept orice raspuns din partea dvs.
Raspunde #2 | Mallecourt Lionel | 22-03-2011
Multumesc pentru articol Claudia! Foarte util...
Raspunde #3 | clara | 31-03-2011
in ce conditii mai multe fire pot avea sediul social in aceasi locatie, stiu c s-a modificat legea de curand.
Raspunde #4 | Magda | 17-06-2011
Am o societate cu sediu social expirat de un an...ce pot face o sa iau amenda...cum sa procedez..se poate radia din oficiu ca nu am depus un alt contract de comodat .
Raspunde #5 | Claudia Tudor | 27-06-2011
In cazul in care sediul social a expirat, veti depune la oficiul registrului comertului actul prin care prelungiti sediul, impreuna cu formularul 6 - Cerere de depunere si/sau mentionare acte. Da, societatea poate fi dizolvata din oficiu daca nu actualizati sediul si totodata sunteti pasibila de amenda. In practica stiu ca nu s-au aplicat intotdeauna amenzi, cel putin vorbind despre Bucuresti.
Raspunde #6 | Anca | 22-07-2011
Si eu am o firma al carei contract decomodat pt sediu social a expirat in luna mai 2011 si as vrea sa stiu daca pot sa fac un act aditional la contract datat in continuare si sa ma duc sa depun astfel actele la reg com. Mls pt ajutor.