Ce sa notezi dupa orice sedinta
Notele de sedinta reprezinta un document care respecta reguli stricte. El trebuie sa adopte un ton neutru, impersonal si sa nu ia pozitie. De fapt, notele de sedinta nu fac decat sa redea in scris deciziile sau punctele discutate in timpul sedintei, fiind pur factuale. Chiar daca se va redacta dupa sedinta, el trebuie avut in vedere atunci cand organizam sedinta (inainte de aceasta).Notele de sedinta trebuie sa contina cateva mentiuni :
• Titlul documentului (Note de sedinta)
• Numarul documentului (care incepe de la 1 pentru orice proiect nou. Acest sistem de numerotare este necesar mai ales daca documentul va fi transmis unuia dintre clienti : numerotarea trebuie sa fie consecutiva pentru ca acesta sa se poata regasi. Deci nu se adopta un stil de numerotare gen 09-06-99 unde 09 reprezinta anul, 06 luna iar 99 este numarul de ordine cronologica interna : clientul nu se va regasi aici).
• Data si locul sedintei
• Titlul proiectului
• Lista prezentilor unde se face clar distinctia intre persoanele din exterior (clienti) si membrii echipei firmei. Eventual, pentru un client nou, se mentioneaza functiile participantilor la sedinta, astfel incat fiecare sa stie cine ce face.
• Se mentioneaza eventual absentii sau alte persoane carora li se trimite (Cc)
• Obiectivul sedintei
Notele de sedinta fiind neutre, se convine folosirea persoanei a 3-a singular. Astfel, se va scrie : 'firma X recomanda sa...' sau 'preconizeaza ca...', 'clientul a observat ca...', 'in urma acestei sedinte s-a stabilit ca...'. Se scot deci expresiile tip 'noi recomandam...'.
Documentul trebuie transmis cel putin fiecarui participant. El nu este o pierdere de timp, ci ajuta la memorarea hotararilor luate si a sarcinilor de efectuat. Fiecare dintre parti se poate referi la notele de sedinta in caz de dubiu sau contestare.
Se finalizeaza in general cu rubrica 'etape urmatoare' unde se trec punctele de validat sau sarcinile de facut si data urmatoarei sedinte, daca este cazul.
Raspunde #1 | Andreea | 30-06-2009
foarte tare:). e bine de stiut ca sa ne organizam mai bine dupa sedintele lungi:).
Raspunde #2 | iulia | 30-06-2009
Interesant si de mare ajutor in structurarea unei sedinte.
Raspunde #3 | Redactarea unui studiu comparativ « Informat | 14-07-2009
[...] primul rand, raportul trebuie redactat pe un ton impersonal, factual, in maniera documentului Note de sedinta. Pentru aceasta, alege strucuturile de fraza indirecte. Dosarul tau trebuie sa detina patru parti : [...]
Raspunde #4 | Grig | 07-09-2009
felicitari pentru ideea de a crea un loc in care cei interesati de anumite domenii, pot sa-si largeasca orizontul cunoasterii. eu sunt interesat mai mult de sectiunea comunicare, asa ca unele chestii postate aici consider sunt utile tuturor celor care isi desfasoara activitatea in acest domeniu. felicitari inca o data
Raspunde #5 | Ana | 15-09-2009
Stiati ca... inainte vreme notele de sedinta erau facute de catre secretara, care in timpul sedintei asista si stenografia tot ce se discuta in sala?