Un mijloc de comunicare cu doua taisuri
In lumea actuala, internetul si practicile de comunicare online au devenit puncte de reper necesare in activitatea zilnica de comunicare a unei companii. Se vorbeste, si in Romania, din ce in ce mai mult, despre implementarea intranetului. Probabil ca cei mai multi dintre cei care citesc acest articol deja il folosesc sau il vor folosi in viitor.Contrar insa opiniei raspandite ca atunci cand intr-o companie se va implementa o retea de intranet toti angajatii vor fi fericiti, realitatea si practica ne arata ca exista si cateva aspecte negative - legate, in principal, de felul in care este gestionat intranetul. Pe baza unui studiu, realizat de mine intr-o corporatie ce are peste 700 de angajati, in decurs de o luna interesul manifestat pentru intranet a scazut dramatic sub 40% fata de rata initiala.
Daca la inceput angajatii vor veni din curiozitate sa verifice “noua minune tehnologica” treptat interesul va scadea si se va ajunge la o stare de blazare. Nu porniti la drum daca nu aveti resurse pentru a mentine intranetul si a genera interes pentru el in mod constant.
Desigur, o sa va intrebati de ce. Raspunsul este simplu, fiindca acest mijloc de comunicare trebuie sa fie mereu updatat cu informatii noi, de interes general, sa contina nu numai un site cu un design atragator, ci trebuie, cel mai important lucru, sa aiba un continut. Iar acest continut, zilnic, are nevoie de modificari, innoiri si adaugiri.
Ca el sa nu se transforme intr-un proiect mort, e necesar :
• sa creati in cadrul lui un forum, unde angajatii sa isi poata exprima parerile ;
• sa organizati concursuri cu premii (nu trebuie sa aiba o valoare mare, ci doar sa atraga interesul);
• sa aveti sectiuni cu informatii utile preluate de la toate departamentele.
Incercati sa mentineti interesul publicului prezentand nu doar informatii despre companie, servicii/ produse, dar si informatii de interes general privind spectacole, muzee si evenimente din ziua sau saptamana respectiva.
In cadrul site-ului de intranet puteti constitui microsite-uri pe domenii de interes sau pe grupuri de lucru. Astfel, cei care participa la un proiect vor putea updata, pe masura ce avanseaza, diversele parti terminate, fiecare stiind care este stadiul proiectului. De asemenea, acest tip de microsite va inlesni colaborarea echipei si va eficientiza timpii de lucru.
Modificarea si completarea informatiilor trebuie facuta seara, inainte de plecare sau dimineata, la prima ora, stiut fiind ca angajatii vor deschide pagina de intranet dimineata cand vor ajunge la birou.
Pentru a avea un intranet functional trebuie sa existe un responsabil (in afara unei persoane din departamentului de IT) care sa raspunda pentru schimbarile efectuate si informatia de pe site, care sa asigure cadrul tehnic astfel incat totul sa se desfasoare in bune conditii.
Solicitati, atunci cand este posibil, si participarea unui specialist (de vanzari, marketing, HR) din cadrul companiei, care sa raspunda in timp real la intrebari si sa ofere consiliere angajatilor. Acest lucru va crea dinamism si interactivitate si va duce la o accesare permanenta a site-ului de intranet.
Daca nu puteti avea un om dedicat site-ul de intranet, nu optati pentru alegerea unei persoane din departamentul de IT careia sa ii dati aceasta responsabilitate, deoarece intranetul inseamna, in primul rand, comunicare. Felul in care angajatii vor percepe intern compania se va reflecta in imaginea ei exterioara si poate aduce multe beneficii sau, in caz contrar, prejudicii, care sunt greu de reparat.
Daca v-ati hotarat si vreti un site de intranet, ganditi-va ca el este o oglinda a companiei, intoarsa cu fata spre angajati!
Raspunde #1 | Laura | 15-12-2009
Intr-adevar, daca s-ar ocupa cineva de intranet si l-ar actualiza, as arunca si eu cate o privire. Intranetul trebuie sa fie interactiv, sa fie in functie de opiniile angajatilor si necesitatile acestora. Altfel este o pierdere de timp!
Raspunde #2 | Jojo | 15-12-2009
avem un intranet plin cu informatii, dar e mai simplu sa suni, sa întrebi si sa ti se raspunda... :)
Raspunde #3 | Laura | 15-12-2009
Intr-adevar, uneori e mai simplu sa suni, dar ganditi-va ca unele persoane, mai timide si mai putin sociabile n-ar suna. aceasta inseamna ca raman neinformati. mai sunt si anumite mesaje care ar fi bine sa fie citite de catre toata lumea, informatii generale, informatii care se pastreaza acolo si oricand vrei sa verifici sau ai uitat ceva, stii unde le gasesti. aici intervina un elemnt foarte important: limbajul informatiilor! eu sustin ideea de forum pe intranet, unde angajatii pot comenta si pot discuta pe baza anumitor evenimente, informatii etc.
Raspunde #4 | Stefan | 15-12-2009
Intranetul ca termen e "deprecated", era la moda prin '98. Am implementat tot felul de solutii "pe intranet" si pot spune ca am ceva experienta. Chestiile astea cu informatiile interesante si cu forumul sunt exagerari. Angajatii discuta pe forum in general frustrarile legate de locul de munca si cu siguranta nu vor discuta acolo unde se simt urmariti de HR sau management. Eventual isi vor crea un grup de discutii privat pe yahoo sau google nu pe Intranet. La fel si cu informatiile interesante, ele se gasesc cu ajutorul Google nu trebuiesc replicate niste linkuri pe o pagina care oricum nu intereseaza pe nimeni. Daca exista o informatie care este de interes general pentru angajati cu siguranta acestia o vor afla inainte de a aparea pe Intranet pentru ca sunt metode mult mai rapide si mai raspandite (IM, twitter, telefon etc). Intranetul se poate folosi pentru chestii mai interesante si nu se rezuma la un "copil" nedorit facut doar pentru a arata ce bine colaboreaza IT-ul cu HR-ul, ca sa arate si ei ca se ocupa cu ceva.
Raspunde #5 | ela | 16-12-2009
La mine in firma intranetul e ok eu il accesez doar cand am nevoie de o informatie sa zicem de baza daca o pot gasi eventual intreb colegii despre ea mai intai si asa e cum spune si Stefan :).....si noi in firma discutam pe un office communicator nu pe intranet, eu am mai replicat niste linkuri in ideea ca ar fi interesante si alte idei..... Cat despre updatarea intranetului administratorul de retea se ocupa de el chiar discutam cu el cum sa facem sa punem un doc in share dar care sa poate fi citit doar de cateva pers pt ca nu e accesibil oricui.....ar fi o comunicare intre 2 locatii