10 sfaturi, o viziune
1. Spune privitorilor, ascultatorilor la ce sa se astepteIncepe prin a spune publicului la ce sa se astepte de la prezentare pentru a le “seta” asteptarile. De exemplu poti incepe prin a spune : “Aceasta prezentare va dura 10 minute fara intrebari, dar simtiti-va liberi sa puneti intrebari in timp ce prezint”. Daca vrei, poti de asemenea sa spui de la inceput cate slide-uri are prezentarea.
Daca esti in mijlocul unei lungi prezentari uneori poti pune Agenda pe ecran. Pune in gri ceea ce ai acoperit deja si in rosu ceea ce prezinti in momentul respectiv.
2. Simplifica, simplica, simplifica
Spune publicului ceea ce trebuie sa stie, nu ceea ce stii tu.
Fa-ti prezentarea in cea mai simpla maniera posibila. In acest fel te asiguri ca punctele principale vor ajunge la tinta si vei asigura totodata si o coerenta a prezentarii.
Tine minte: Cu cat mai putina informatie pe un slide cu atat mai multa informatie va ajunge la public. Mesajul simplu este cel mai usor de retinut.
Daca publicul va dori mai multe informatii pot pune intrebari. Iti poti de asemenea pregati cateva slide-uri pentru a raspunde mai usor la intrebarile pe care le anticipezi.
3. Foloseste PowerPoint in loc de mape de prezentare atunci cand este posibil
Cu mape de prezentare poti pierde atentia publicului si controlul prezentarii pentru ca cititorul nu intotdeauna se uita la punctele/ideile la care vrei tu. Asadar in loc de mape de prezentare care contin multe detalii, foloseste PowerPoint.
4. Nu citi niciodata de pe slide!
Poti citi mai repede decat poti vorbi. In timp ce tu esti inca la prima idee publicul este deja la a treia sau la a patra idee de pe pagina si te asculta doar pe jumatate. Astfel intervine repede narabdarea si plictiseala.
In detrimentul citirii de pe slide, poti :
a) Pune cuvinte cheie in prezentare si astel publicul trebuie sa te asculte pentru a putea intelege exact ceea ce vrei sa transmiti. Sau
b) Spune doar o propozitie si lasa publicul sa citeasca slide-ul. De exemplu „Avem aici Agenda prezentarii” si lasi publicul sa parcurga restul textului. Urmareste publicul pentru a-ti da seama cand a reusit sa parcurga tot textul. Sau
c) Seteaza prezentarea asa in fel incat sa apara doar cate o idee. De exemplu daca pe un slide ai cinci idei despre ceea ce ati realizat in ultimile 6 luni atunci pune pe un slide prima idee, pe un al doilea slide a doua idee, etc.
5. Evidentiaza sectiunea din slide despre care vorbesti
In acest fel vei face ca publicul sa fie atent la ceea ce prezinti. Acest lucru este important in special in cazul in care slide-ul este un grafic sau un tabel cu o multime de numere sau in cazul in care ai pus doua grafice sau tabele pe acelasi slide.
Ce poti face :
a) Stai langa ecran si puncteaza sectiunile importante. Prin a puncta se intelege aproape literalmente atingerea eranului. Roaga pe altcineva sa stea la calculator si sa mute prezentarea la urmatoare pagina atunci cand este necesar. Sau
b) Utilizeaza un fascicul laser sau un indicator lung. Aceasta optiune nu este valabila atunci cand prezentarea are loc intr-o sala foarte mare si cu un ecran mare deoarece fasciculul laser nu face fata iar un indicator te face sa arati ca un profesor la curs. Totusi, aceste optiuni sunt mai bune decat sa nu punctezi deloc sectiunile importante de pe ecran.
6. Realizeaza o prezentare animata folosind imaginile
Atunci cand este cazul, poti folosi mai bine graficele decat tabelele. De asemenea se pot folosi imagini in locul cuvintelor sau pentru a sublinia mai bine o idee. In acest mod prezentarea va fi mai putin plictisitoare, iar mesajul va ajunge mai usor la public si va fi mai usor de retinut.
7. Simplifica prezentarea tabelelor sau graficelor complicate
Este ca si cum ai avea prea multe idei pe un slide: publicul isi pierde atentia si nu se uita la cifrele la care te referi si asculta doar pe jumatate ceea ce vrei sa prezinti.
Tabele
Inainte de a incepe prezentarea propriu-zisa, explica publicului tabelul, ce reprezinta coloanele si randurile. Asigura-te ca publicul a inteles si abia apoi incepe prezentarea.
Dupa ce ai facut acest lucru ai mai multe optiuni :
a) Evidentiaza sectiunile importante punct cu punct asa cum e specificat la punctul 5 de mai sus.Sau
b) In cazul prezentari in PowerPoint, adauga un text care sa apara atunci prezinti numerele si sa le explici exact.
Graficele
Evita sa pui prea multa informatie intr-un grafic chiar daca ai de gand sa evidentiezi punctele importante. Simplifica impartind informatia in doua grafice. Sau grupeaza informatiile asemenatoare impreuna.
Evita sa ai prea multe linii pe grafic care ar putea sa distorsioneze mesajul. In plus, aceasta face ca graficul sa pare un desen neinteles.
Foloseste culori pentru a diferentia informatiile unele de celelalte sau aceleasi culori pentru informatiile similare.
8. Foloseste inteligent tablele de prezentare
Cateodata nu ai alta solutie decat sa folosesti o tabla de prezentare (flipchart).
Ai cateva optiuni, dar nici una dintre acestea nu permite sa citiesti si sa prezinti in acelasi timp.
Din nou, publicul poate sa citeasca alceva decat ceea ce prezinti tu si ii pierzi atentia.
Asa ca ori spui publicului ceea ce prezinti si il lasi sa citeasca sau faci prezentarea ca si cum ar fi in PowerPoint (cuvinte cheie, idei scurte) in aceeasi ordine cu ideile expuse.
9. Vorbeste si, in acelasi timp, priveste interlocutorii
Asigura-te ca vorbesti cu cei de fata si nu cu ecranul sau cu tabla de prezentare.
Deseori se intampla sa nu fii auzit daca vorbesti cu fata spre ecran. Daca ai si o prezentare video, nu vorbi in acelasi timp cand o arati, pentru ca este imposibil pentru cei de fata sa asculte si sa inteleaga informatii ce vin de la doua surse in acelasi timp.
Daca observi ca cei de fata incep sa fie nelinistiti sau sa isi priveasca ceasul incearca sa realizezi care este ritmul pe care trebuie sa il adopti in prezentare.
De exemplu, poti hotari sa citesti doar titlurile si sa lasi publicul sa citeasca in propriul ritm restul textului sau poti sa le spui „Au mai ramas 3 slide-uri de prezentat” si in acest fel publicul sa stie ca te aproprii de final.
Raspunde la intrebari intr-un mod direct si apoi mai adauga concluzii sau propriul punct de vedere, daca doresti.
10. Lucruri care trebuie evitate
Sa faci prezentarea cu mana in buzunar de exemplu. O atitudine prea relaxata poate face sa pierzi atentia celor de fata.
Nu arata un slide si apoi sa spui „Nu voi intra in detalii la acest slide”. Daca nu ai de gand sa intri in detalii, atunci nu are sens sa arati detaliile. Simplifica prezentarea prin mesaje si idei scurte, usor de inteles.
Tine publicul concentrat la prezentare. Cand termini de prezentat un slide si vrei sa treci la urmatorul, intai asigura-te ca cel pe care tocmai l-ai prezentat a fost clar inteles.
Nu ii intrerupe pe ceilalti. Impolitetea da dovada de lipsa de respect si face ca publicul sa nu mai fie motivat sa asculte, de asemenea creaza agitatie, mai ales in cazul unui public numeros.
Raspunde #5 | Arisanu M | 03-12-2009
Multumesc de sfaturi.Bine punctat.Da important este sa-ti controlezi emotiile,sau daca le ai si esti consient de vizibilitatea lor,este bine sa le recunosti,....."este normal ca ele sa existe,mai ales cand te afli pentru prima data in fata unui grup.Eu am avut parte de un grup de 25 persoane.Misiunea mea era sa-i invat sa picteze pe lemn si in acelasi timp sa ii binedispun.Pentru inceput,am incercat sa-mi maschez emotiile,iar cand acestea s-au mai aratat,le-am recunoscut .Asta mi-a facut tare bine,mai ales ca m-am apropiat de grup pri comunicare sincera si glume.Am reusit sa facem o echipa,intervenind incet incet bunadispozitie,si pasiunea pentru pictura.Fiecare a reusit sa-si exprime ideile intr-un mod original .Trebuie specificat ca in componenta grupului erau oameni care nu au pictat niciodata,avand diferite varste si specializari.Comunicarea si bunadispozitie este foarte importanta.
Raspunde #6 | ovidiu | 03-12-2009
foarte utile si de urmarit...o sa timit linkul prietenilor...multumiri
Raspunde #7 | IULIANA | 03-12-2009
F INTERESANT.....SFATURI CARE CU SIGURANTA TREBUIESC LUATE IN CONSIDERARE
Raspunde #8 | mariana lutu | 03-12-2009
Nu uita ca intre tine si auditor trebuie creata o legatura,altfel nu esti ascultat...aceasta legatura depinde de sarmul tau si binenteles de varsta auditorilor.Daca ai public pestrit atunci punele intrebari din cand in cand,daca ai un public simpatic nu fi scortos fa cate o gluma,s.a.m.d.
Raspunde #9 | ela | 03-12-2009
Da intr-adevar f bun articol si realist, eu as mai adauga faptul ca majoritatea dintre noi in general avem tendinta sa ne complicam aiurea cu info stufoase care dureaza mult la o prezentare si plictisesc audienta teribil...... La ultima prezentare pe care am avut-o la disertatie anul acesta am remarcat acest lucru cum profesorii din comisie incercau sa zoreasca studentii sa treaca rapid peste anumite pct comune si sa dea rasp doar la anumite lucruri cheie sau la concluzia lucrarii de disertatie..... in ceea ce ma priveste am trecut f rapid prin lucrare dar atat de rapid ca sa nu plictisesc incat am fost intoarsa la anumite puncte :) sa revin cu anumite raspunsuri la fel am incercat sa punctez info si cazuri aparte la acea analiza de caz.... Daca ne pierdem in teorie aiurea nu facem nimic de aceea ex practice si chiar putin umor nu vor strica niciod, eu intotd am apreciat prof la facultate care combinau intr-un mod ideal teoria cu cat mai multa practica .......sau persoanele f creative si f spontane :)
Raspunde #10 | ela | 03-12-2009
Sau as mai adauga ce s-a intamplat azi la mine la servici cu prezentarea unei firme de payroll si administrare RU la un interviu, o firma romaneasca din Iasi, din pacate le-a lipsit profesionalismul in limba engleza si au fost taxate reprezentantele ei :) pe lipsa de comunicare chiar daca in limba romana aveau experienta ....... in engleza nu au aratat acest lucru si au pierdut din start .....deci pentru un eventual business orice greseala iti este speculata si daca ai concurenta nu ai sanse.......
Raspunde #11 | lory | 03-12-2009
Bineinteles aceste sfaturi sunt foarte bune si exacte deoarece dupa parerea mea sunt realizate de un specialist in domeniu.Am avut si eu de prezentat proiecte si este adevarat ca este greu sa iti ascunzi emotiile si sa ii faci pe ceilalti sa te asculte si sa nu se plictiseasca.De aceea, din proprie experienta pot spune ca este destul de greu dar cu ambitie se poate!!!
Raspunde #12 | ika | 03-12-2009
Orice ,,PREZENTARE'' trebuie sa traduca ideea pe care vrea sa o difuzeze emitatorul; dar mai trebuie si ca aceasta sa corespunda cu ceea ce poate accepta receptorul; trebuie sa creezi conceptul, sa manipulezi cuvintele, sa le traduci in idei care sa tina cont de obiectivele ce trebuie atinse; nu conteaza scopul in sine ci ,,tinta''; mesajul trebuie adaptat la limbajul publiculu-tinta;,,vinde''ceea ce transmiti;e greu...dar e o arta; nu exista retete intr-o prezentare; trebuie sa-ti atingi scopul;trebuie sa posezi o solida formatie de baza, o cunoastere profunda a comunicarii si mai ales sa dispui de mullta imaginatie; ceea ce da forma unei prezentari este descoperirea unei idei, construirea unui eveniment, conceperea unui text, bogatia unei fotografii; imaginea devine motorul mai multor alegeri, un control asupra realitatii; se postuleaza ca puterea, ca modalitate de actiune a omului asupra omului, se supune pretutindeni acelorasi legi...asa ca alegeti sa vorbiti liber...emotiile apar atunci cand nu stapanesti conceptul ales.
Raspunde #13 | Andrei | 04-12-2009
f bun articolul! cica teama de a vorbi in public ar fi pe primul loc
Raspunde #14 | Radu | 16-02-2011
Sfaturile astea sunt bune si pentru o prezentare la scoala, daca le-am respecta pe toate sigur am lua 10 pe proiecte.