Cateva reguli pt eficienta comunicarii
Supervizarea este desori considerata sa includa proiectarea atributiunilor job-ului, angajarea cuiva care sa indeplineasca cerintele postului, pregatirea acelei persoane, delegarea de sarcini catre ea, ghidarea in vederea obtinerii de calificative bune, ajutarea in cariera, notarea problemelor referitoare la performanta si concedierea persoanei, daca este cazul. Evident, societatile mici, nonprofit, s-ar putea sa nu isi permita sa acorde atentie deplina tuturor acestor activitati.Cu toate acestea, exista cateva activitati de baza si regulate care furnizeaza o baza solida pentru supervizarea eficienta. Aceste principii de baza asigura faptul ca intreg colectivul lucreaza impreuna –si la fel de important, ca personalul simte ca lucreaza impreuna – pentru indeplinirea unui obiectiv comun.
In mod ironic, aceste principii de baza sunt primele care nu mai functioneaza cand o organizatie este in criza. Prin urmare, un specialist in dezvoltarea organizatiei, cand o „diagnosticheaza”, prima data se uita daca aceste principii sunt in declin. Urmatoarele activitati ar trebui conduse de noul supervizor al angajatorului.
1. Toti angajatii sa furnizeze rapoarte scrise saptamanale supervizorilor lor.
Include ce sarcini au fost duse la bun sfarsit saptamana trecuta, ce sarcini sunt planificate pentru saptamana urmatoare, problemele care asteapta o rezolvare si dateaza raportul. Aceste rapoarte pot parea o sarcina plictisitoare, dar sunt utile pentru a asigura faptul ca angajatii si supervizorul lor au inteles reciproc ce se petrece. De asemenea, sunt foarte la indemana in scopuri de planificare. Ele determina angajatii si managerii grabiti sa stea un pic si sa reflecteze la ceea ce fac.
2. Tine sedinte lunare cu tot personalul
Revizuieste situatia globala a organizatiei si revizuieste realizarile recente. Ia in considerare conducerea de sedinte pregatitoare in care angajatii sa descrie pe rand postul lor celorlalti. Pentru claritate, concentrare si concluzii, asigura-te ca folositi agende si luati notite. Ia in considerare aducerea unui client care sa spuna povestea lui in legatura cu felul cum l-a ajutat organizatia ta. Aceste sedinte creaza un sentiment de munca in echipa printre personal.
3. Tine sedinte saptamanale sau de doua ori pe saptamana cu tot personalul daca organizatia este mica (sub 10 persoane); altfel cu toti managerii impreuna.
Tine aceste sedinte chiar daca nu exista o problema anume de rezolvat – dar fa-le mai scurte. (Daca tii sedinte numai cand sunt probleme de rezolvat creaza un mediu orientat spre criza unde directorii cred ca unica lor ocupatie este sa rezolve probleme.) Foloseste aceste sedinte pentru ca fiecare persoana sa dea o imagine de ansamblu asupra a ceea ce fac in saptamana respectiva. Ocupa-te ca sedintele sa incurajeze schimbul de idei si intrebari. Din nou, pentru claritate, concentrare si concluzii, foloseste agende, ia notite si organizeaza sedinte ulterioare. Fiecare persoana sa isi aduca propriul calendar ca sa fiti siguri ca programarea urmatoarelor sedinte se potriveste fiecaruia.
4. Supervizorii sa se intalneasca cu cei care raporteaza in persoana in fiecare luna.
Aceasta produce in cele din urma un management mai eficient al timpului si al supervizarii. Revizuieste statutul per ansamblu al activitatilor, asculta cum merg lucrurile atat din punctul de vedere al supervizorului cat si al angajatului, schimba feedback-uri si intrebari despre programele si serviciile actuale, discuta planul carierei etc. Considera aceste sedinte ca ceva interimar intre cele formale, de discutare a performantei de la sfarsitul anului.
5. Dezvolta un plan de comunicare de baza.
Fie ca iti planifici comunicarea interna sau externa, ajuta foarte mult sa dezvolti un plan, formal sau informal. De exemplu, ia in considerare:
- Ce mesaje cheie vrei sa transmiti?
- Catre care parti interesate vrei sa transmiti mesajele cheie (clienti, finantatori, lideri comunitari, furnizori de servicii etc.)
- Care este cea mai buna abordare pentru fiecare parte interesata, inclusiv catre cine sau cum ar trebui transmis mesajul?
- Cum vei sti daca mesajul va ajunge la partile interesate sau nu?
Raspunde #1 | JULY | 23-08-2010
bine venit articolul..recomandati-l tuturor supervizorilor si sefilor, ca exista mari lacune in acest domeniu la noi in tara...
Raspunde #2 | alex | 23-08-2010
articolul vostru e ca un mic ghid al comunicarii pe verticala, de sus in jos..concis si elaborat.
Raspunde #3 | MIMI | 23-08-2010
treziti-va oameni buni..o astfel de comunicare nu va fi niciodata aplicata in Romania...ar trebui sa fim mult prea organizati pentru asta
Raspunde #4 | iuliana | 23-08-2010
este corect ca un supervisor sa fie atent la performantele angajatilor din subordinea sa si sa fie in permanent contact cu acestia.dar o atitudine excesiv autoritara si sentimentul ca in permanenta esti urmarit si investigat nu prea ajuta..mai mult inhiba si creeaza un mediu stresant