Cateva reguli pt eficienta comunicarii
Supervizarea este desori considerata sa includa proiectarea atributiunilor job-ului, angajarea cuiva care sa indeplineasca cerintele postului, pregatirea acelei persoane, delegarea de sarcini catre ea, ghidarea in vederea obtinerii de calificative bune, ajutarea in cariera, notarea problemelor referitoare la performanta si concedierea persoanei, daca este cazul. Evident, societatile mici, nonprofit, s-ar putea sa nu isi permita sa acorde atentie deplina tuturor acestor activitati.Cu toate acestea, exista cateva activitati de baza si regulate care furnizeaza o baza solida pentru supervizarea eficienta. Aceste principii de baza asigura faptul ca intreg colectivul lucreaza impreuna –si la fel de important, ca personalul simte ca lucreaza impreuna – pentru indeplinirea unui obiectiv comun.
In mod ironic, aceste principii de baza sunt primele care nu mai functioneaza cand o organizatie este in criza. Prin urmare, un specialist in dezvoltarea organizatiei, cand o „diagnosticheaza”, prima data se uita daca aceste principii sunt in declin. Urmatoarele activitati ar trebui conduse de noul supervizor al angajatorului.
1. Toti angajatii sa furnizeze rapoarte scrise saptamanale supervizorilor lor.
Include ce sarcini au fost duse la bun sfarsit saptamana trecuta, ce sarcini sunt planificate pentru saptamana urmatoare, problemele care asteapta o rezolvare si dateaza raportul. Aceste rapoarte pot parea o sarcina plictisitoare, dar sunt utile pentru a asigura faptul ca angajatii si supervizorul lor au inteles reciproc ce se petrece. De asemenea, sunt foarte la indemana in scopuri de planificare. Ele determina angajatii si managerii grabiti sa stea un pic si sa reflecteze la ceea ce fac.
2. Tine sedinte lunare cu tot personalul
Revizuieste situatia globala a organizatiei si revizuieste realizarile recente. Ia in considerare conducerea de sedinte pregatitoare in care angajatii sa descrie pe rand postul lor celorlalti. Pentru claritate, concentrare si concluzii, asigura-te ca folositi agende si luati notite. Ia in considerare aducerea unui client care sa spuna povestea lui in legatura cu felul cum l-a ajutat organizatia ta. Aceste sedinte creaza un sentiment de munca in echipa printre personal.
3. Tine sedinte saptamanale sau de doua ori pe saptamana cu tot personalul daca organizatia este mica (sub 10 persoane); altfel cu toti managerii impreuna.
Tine aceste sedinte chiar daca nu exista o problema anume de rezolvat – dar fa-le mai scurte. (Daca tii sedinte numai cand sunt probleme de rezolvat creaza un mediu orientat spre criza unde directorii cred ca unica lor ocupatie este sa rezolve probleme.) Foloseste aceste sedinte pentru ca fiecare persoana sa dea o imagine de ansamblu asupra a ceea ce fac in saptamana respectiva. Ocupa-te ca sedintele sa incurajeze schimbul de idei si intrebari. Din nou, pentru claritate, concentrare si concluzii, foloseste agende, ia notite si organizeaza sedinte ulterioare. Fiecare persoana sa isi aduca propriul calendar ca sa fiti siguri ca programarea urmatoarelor sedinte se potriveste fiecaruia.
4. Supervizorii sa se intalneasca cu cei care raporteaza in persoana in fiecare luna.
Aceasta produce in cele din urma un management mai eficient al timpului si al supervizarii. Revizuieste statutul per ansamblu al activitatilor, asculta cum merg lucrurile atat din punctul de vedere al supervizorului cat si al angajatului, schimba feedback-uri si intrebari despre programele si serviciile actuale, discuta planul carierei etc. Considera aceste sedinte ca ceva interimar intre cele formale, de discutare a performantei de la sfarsitul anului.
5. Dezvolta un plan de comunicare de baza.
Fie ca iti planifici comunicarea interna sau externa, ajuta foarte mult sa dezvolti un plan, formal sau informal. De exemplu, ia in considerare:
- Ce mesaje cheie vrei sa transmiti?
- Catre care parti interesate vrei sa transmiti mesajele cheie (clienti, finantatori, lideri comunitari, furnizori de servicii etc.)
- Care este cea mai buna abordare pentru fiecare parte interesata, inclusiv catre cine sau cum ar trebui transmis mesajul?
- Cum vei sti daca mesajul va ajunge la partile interesate sau nu?
Raspunde #5 | didi | 23-08-2010
sedinte..sedinte si iar sedinte...mult prea multe si stresante..stiu ca sunt utile, da parca sunt in exces in ultima perioada..ce argumente mi-ati putea da privind utilitatea lor?
Raspunde #6 | leo | 23-08-2010
Supervizorii ar trebui (Savedra, 1996: 25): - s? poat? organiza personalul; - s?-?i asume responsabilitatea; - s? poat? delega, controla, motiva; - s? stabileasc? standarde reale de munc?; - s? poat? comunica bine ?i s?-?i asculte personalul
Raspunde #7 | Jojo | 23-08-2010
Atunci cand esti angajat ti se poate intampla sa intalnesti un sef care ti se pare de apreciat sau unul despre care crezi ca locul lui ar fi fost in alta parte. :)
Raspunde #8 | mihaela | 23-08-2010
Sau seful "cel mai bun prieten"...munca este doar un alt motiv si context pentru a socializa...vede in colegi numai prieteni si nu are limite in ce priveste subiectele pe care le abordeaza in discutii, vorbind usor chiar si despre viata lui sexuala, impartasind detalii personale fara retineri si asteptandu-se ca si angajatii sa faca la fel. :(
Raspunde #9 | Radu | 23-08-2010
nu trebuie sa generalizam...seful meu este recunoscator atunci cand realizez ceva si ma fac sa me simt bine cu ce am indeplinit pana atunci. El stie ca aprecierile, atunci cand sunt meritate, te fac sa fii multumit de tine, ceea ce te stimuleaza si pe viitor.
Raspunde #10 | lili | 23-08-2010
In mod normal, un Sef bun trebuie sa se asigura ca fiecare detaliu al sarcinilor ce trebuie indeplinite este cunoscut de catre toata lumea. Orice dispozitie de la sefii de pe treapta superioara din ierarhie ajunge la fiecare angajat. Acesta este dispus sa iti raspunda la orice nelamurire ai avea si sa discute tot ce te deranjeaza.
Raspunde #11 | Anca | 23-08-2010
Practica bat-o vina! Toti managerii fac cursuri de comunicare si e vai si amar in mai toate companiile la capitolul comunicare. Nimeni nu are timp si nici rabdare pentru asa ceva. Ceea ce nu stiu ei e ca fara o comunicare adecvata totul se duce la vale. Am exemplu chiar institutia la care lucrez. Din pacate, singurul meu aliat aici, e pilula de algocalmin. Si ...noroc ca mai exista si weekend-ul.
Raspunde #12 | Narcisa - Elena Oprescu | 29-10-2010
Ce frumos ai scris tu! Si ce bine ar decurge lucrurile daca oamenii ar respecta aceste reguli!Cred ca ar trebui sa trimitem mesaje cu articolul cat mai multor firme de la noi, nu conteaza marimea lor. Ar putea sa-l considere un sfat primit in dar si mai apoi sa se bucure cand lucrurile se vor schimba in bine.
Raspunde #13 | Ana-Maria Tatucu | 29-12-2010
Bun articol si ce bine ar fi sa se si intample ce scrii acolo. Din pacate cad companii din cauza unor manageri care stau inchisi in birou si iau decizii cand intra in panica...
Raspunde #14 | zaiteo | 30-04-2011
....oare cit se respecta ....?