Un instrument important pentru convingerea interlocutorilor Dvs.
Dosarul Dvs. de sponsorizare va trebui sa respecte anumite reguli pentru a atrage atentia interlocutorului Dvs. Nu uitati ca acesta poate fi singurul contact inaintea luarii deciziei de catre partenerul Dvs.Trebuie sa acordati o atentie deosebita redactarii acestui dosar, indeosebi daca doriti sa aveti parteneri care sa accepte sute de dosare pe an.
Forma nu este esentiala, dar demonstreaza o anumita capacitate de organizare, de spirit serios si creativ. Bineinteles, va veti prezenta dosarul realizat cu tratare de text, alb negru sau in culori (preferabil, alb negru pentru a nu intampina probleme daca trimiteti documentul prin fax). Un format clasic permite o lectura mai rapida.
Coperta nu trebuie sa fie incarcata. Veti indica titlul, data, locul, o fraza care sa rezume proiectul sau spiritul sau, si coordonatele Dvs., pe un fond clar care sa evoce proiectul.
Pentru legatul dosarului, evitati spiralele mari si agrafele de hartie, in orice caz dosarul nu ar trebui sa depaseasca 10 de pagini. Preferati spiralele mici, tijele si mai ales copertile cartonate.
Nu este nevoie sa alocati pagini intregi pentru cuvantul de sustinere, puneti ce este mai important sau in raport cu sponsorul, de preferinta in introducerea dosarului.
Revista presei va fi succinta, dar eficienta, preluand articole din cele mai mari cotidiene. Fiti original, alegeti o grafica clara pentru a imbraca paginile, un format original pentru dosar, un font agreabil pentru titluri, un tip diferit de hartie...
Adaugati la dosar o scrisoare personalizata, in care sa preluati principalele puncte ale dosarului, urmand planul clasic cu 'eu, Dvs., noi' (proiectul Dvs., societatea vizata si posibilul parteneriat). Nu uitati sa lasati partenerului, in aceasta scrisoare, date de contact exacte. Acestea nu trebuie sa apartina decat unei persoane (de ex., sponsorul responsabil).
Fondul unui plan structurat pe 5 sectiuni
1. Introducere: Prezentarea intreprinderii, a filierei.
In aceasta sectiune va veti prezenta intreprinderea, experienta si importanta sa. Daca proiectul are un raport cu formatia Dvs. sau daca sponsorul vizat poate fi interesat de formatia Dvs. (recrutare, valorizare), evocati in linii mari formatia Dvs., avantajele institutiilor de invatamant pe care le-ati frecventat.
Atentie, nu fiti prea pretentios. Pentru clasamentele universitatilor, utilizati surse oficiale. In ceea ce priveste importanta asocierii, fiti realist! Este recomandata o fraza scurta de legatura pentru a explica motivele proiectului Dvs.
2. Descrierea proiectului
In aceasta sectiune, va trebui sa aveti un discurs simplu si concret: lasati deoparte vorbele goale si incercati sa aveti o abordare de 'fisa tehnica': rapida, clara si usor de citit. Nu ezitati sa faceti trimiteri la anexe pentru precizari.
Diferitele puncte de abordare sunt:
Istoricul (daca exista).
Locul, data...
Conceptul general al proiectului.
Programul, animatiile prevazute.
3. Planul de comunicare
In general, aceasta ar trebui sa fie sectiunea cea mai detaliata. Descrieti aici toate modurile de comunicare puse in aplicare in vederea promovarii proiectului (cf. comunicarii externe), afise, reclama la radio, TV, presa scrisa.
Detaliati diversele modalitati: numar, format, calitate, locuri de difuzare...
4. Aspectul financiar/Bugetul
In aceasta sectiune puteti propune tarife diferite sau pentru insertiile publicitare.
Precizati ce inglobeaza fiecare prestatie in parte.
Ramaneti deschis la propunerile partenerilor in materie de aport in natura sau alte sinergii.
Indicati bugetul Dvs. Incasari/cheltuieli: bugetul Dvs. ar trebui sa fie oficial echilibrat, dar cat mai realist posibil. Separati in mod analitic diferitele posturi.
5. Concluzie/ De ce sa deveniti sponsor?
Incheiati printr-o concluzie generala care evoca numeroasele interese pe care le-ar avea sponsorul, devenind sponsorul Dvs. cu ocazia acestui eveniment.
Iar la sfarsit, nu uitati sa notati datele Dvs. de contact complete, numele persoanei de contact, orele la care sunteti disponibil.
Anexele
Acestea ar trebui sa cuprinda, daca este posibil:
Revista de presa adnotata.
Planul evenimentului.
Un plan de afis.
Trucuri suplimentare:
Promovati perenitatea proiectului Dvs. daca acesta are mai multi ani de existenta,
Fiti cinstit si direct: nici eventualii sponsori, nici Dvs. nu aveti timp de pierdut. Daca ati semnat deja un contract de sponsorizare cu un partener, nu mai mergeti la firma competitoare, este prea tarziu. Daca va deranjeaza ceva sau nu intelegeti ceea ce vi se povesteste, spuneti acest lucru.
Personalizati dosarul, in functie de fiecare sponsor. De exemplu, puneti logo-ul sponsorului pe coperta, vorbiti despre acesta in dosar (atentie la agentiile de comunicare; interlocutorul Dvs. poate fi agentia, insa Dvs. cautati marca din spatele acesteia)
Fiti original.
Inventati moduri de comunicare originale, standuri de prevanzare, baloane, etc.
Propuneti parteneriate anexe, vizitarea facultatii, invitatii la forumul scolii.
Foarte prost vazut:
Sa introduceti datele bancare in dosar.
Sa jucati prea mult pe varianta 'firma competitoare mi-a propus atata, Dvs. cat imi propuneti?'. Aceasta atitudine este periculoasa, verificati cu atentie mai intai daca propunerile sunt intr-adevar comparabile.
Hartuirea telefonica.
Veti avea in fata Dvs. adevarati profesionisti, unii dintre ei nu vor agrea un comportament arogant sau pretentios. Daca parteneriatul nu va convine, ei bine, nu il acceptati.
Intalnirile:
Imbracati-va in mod corespunzator, si nu obligatoriu la costum si cravata.
Pregatiti-va discutia, recititi dosarul, ganditi-va la intrebarile ce ar putea sa vi se puna.
Nu veniti mai mult de doua persoane.
Fiti punctual, sau anuntati daca urmeaza sa intarziati.
Raspunde #1 | Clau | 26-11-2009
Multumesc mult !!! ...m-am decis sa-mi caut un sponsor principal. Gasirea lui imi va permite sa-mi continui munca si proiectele, sa le imbunatatesc. As vrea de preferabil unul din domeniul IT. Pentru mancare si bauturi mi-am gasit deja unul (fast-food), in Oradea. Urmeaza altul pe “gazduire” (care va fi si primul hoster roman pe care-l voi recomanda). Din Septembrie lucrez doar pentru mine si se pare ca o duc OK din online, fara sa-mi vand sufletul. :)
Raspunde #2 | Alinushka | 26-11-2009
Suna bine, tinand cont cat am cautat un sponsor. Macar acum stim cum sa procedam.
Raspunde #3 | Simona | 04-12-2009
Cam greu sa gasesti sau sa fii sponsor in ziua de azi dar ca si idee , articolul tau e de nota 10 ! Bafta in ceea ce faci in continuare. ..!!. Conform art 21, alin.(4) lit. p) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal , cu modificarile si completarile ulterioare, si pct. 49.1 din HG nr. 44/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, cheltuielile de sponsorizare se scad din impozitul pe profit datorat, daca totalul acestor cheltuieli indeplineste cumulativ conditiile de: - sunt in limita a 3 la mie din cifra de afaceri; - nu depasesc mai mult de 20% din impozitul pe profit datorat. Dupa scaderea cheltuielilor de sponsorizare, impozitul pe profit datorat se compara cu impozitul minim calculat conform art. 18 alin.(3) din OUG nr. 34/2009. Daca impozitul minim calculat este mai mare decat impozitul pe profit datorat, societatea are obligatia de a plati impozitul minim.
Raspunde #4 | AnaT | 05-05-2010
Foarte util !!! Asa cum reiese si din articol, dosarul de sponzorizare, pe langa date corecte si la obiect, trebuie foarte bine conturate avantajele sponsorului, care este pachetul de sponsorizare pe care il oferim. Iar daca acesta este atractiv, bine structurat, atunci cred ca succesul este garantat.
Raspunde #5 | Narcisa - Elena Oprescu | 23-10-2010
O sa mai revin asupra acestui articol ca-mi va fi de folos..chiar ma gandeam cum se face un astfel de dosar ca-mi va fi in curand necesar...merci inca o data!