Redactarea unui studiu comparativ

Ai fost insarcinat(a) sa redactezi un studiu comparativ, sa cauti prestatori de servicii sau furnizori de bunuri. Trebuie sa redactezi un raport despre studiul tau, dar nu stii exact cum se face acest lucru. Iata deci cateva sfaturi pentru a vedea care ar trebui sa fie arhitectura documentului tau.

In primul rand, raportul trebuie redactat pe un ton impersonal, factual, in maniera documentului Note de sedinta. Pentru aceasta, alege strucuturile de fraza indirecte. Dosarul tau trebuie sa detina patru parti :

• O enuntare a datelor. In alte cuvinte, este vorba de o scurta enuntare a misiunii care ti-a fost incredintata, numita 'caiet de sarcini'.

• O prezentare rapida a prestatorilor intrebati si motivul care te-a indemnat sa ii selectionezi. Spune cati prestatori ai interogat si de ce ai retinut ofertele lor mai degraba decat ale altor concurenti (un motiv poate fi de ex. buna lor reputatie). Fii concis!

Alegerea prestatorului se face prin oferta de pret solicitata si analizarea celor mai bune conditii contractuale: pret, calitatea cursului, forma de acceptare a platii (numerar, ordin de plata etc.) cu perioada cat mai mare de plata (ideal peste 30 de zile).

• O prezentare detaliata a fiecarui prestator si a ofertei sale. Acum este momentul sa intrii in detalii. Prezinta fiecare prestator in mod cat mai detaliat (talia firmei, credibilitatea, numele si coordonatele interlocutorului, prezentarea detaliata a ofertei...).
Nu ascunde eventualele lacune pe care le-ai observat, de exemplu, un raspuns care nu era adecvat intrebarii initiale sau dificultatile pe care le-ai intampinat in obtinerea informatiilor. De fapt, daca in acest stadiu interlocutarul tau se arata prea putin reactiv, probabil ca lucrurile nu vor merge prea bine in viitor.
N.B! Trebuie sa-ti pui la punct strategia de negociere. Aceasta cuprinde ansamblul de obiective urmarite in procesul negocierii, caile si modalitatile posibile de atingere a obiectivelor propuse, tinand seama de resursele disponibile pentru realizarea lor. De ex, strategia ”win”-”win” (”castig”-”castig”) presupune abordarea negocierii de pe pozitii apoximativ egale, in care partile cauta solutii care sa le satisfaca in cele mai bune conditii propriile asteptari si dintre acestea sa o aleaga pe cea optima.

• Un tabel recapitulativ si recomandarea ta. Prezinta toate ofertele in mod sintetic intr-un tabel comparativ pe care il vei ordona in ordine crescatoare in functie de pret. Desigur, ia intai precautia de aduce fiecare oferta la costuri unitare comparabile.
Nu neglija ultima parte a dosarului, cea mai importanta : recomandarea ta (parerea ta). Tu esti singura persoana care ai fost in relatie cu prestatarii : trebuie sa ai o idee despre alegerea potrivita, ori din motive pur financiare, ori ca unul dintre ei s-a dovedit de-a dreptul exceptional si ca ai sentimentul ca el va oferi cea mai buna calitate a serviciului si cele mai bune relatii comerciale.
Afirma-te si mentine-ti pozitia: poate vei avea surpriza de a-ti vedea sfatul urmat...

Studiu de caz : 'organizarea unui curs intern de limba engleza'

Acest studiu are ca scop selectarea unui prestator de servicii pentru efectuarea unui curs intern de limba engleza la societatea X, curs care se va derula pe perioada de 1 an pentru un numar de 20 de cursanti.

Dintr-o lista destul de lunga, am reusit sa aleg trei firme care efectueaza astfel de cursuri dupa criteriile mentionate mai sus, astfel :
- Firma A care ofera preturi mici, dar nu asigura suportul educativ la sediul societatii noastre, iar modalitatea de plata este doar plata lunara in numerar; 300/luna/cursant
- Firma B care ofera preturi cu 5% mai mari fata de firma A, dar care se poate deplasa la sediul societatii noastre  si accepta plata prin ordin de plata scadent  la 45 zile; 315 lei/luna/cursant
- Firma C, o firma cu renume, cu un management al calitatii bine definit, care ofera preturi mai mici decat firma A cu 5%, dar care ne-a conditionat pretul in functie de numarul de cursanti, iar programul de predare era stabilit de firma, si nu de societatea noastra. 285 lei/luna/cursant  - conditie minim 50 cursanti.

Concluziile desprinse de mine si alegerea firmei care sa predea cursul de engleza doar pentru 20 de cursanti, sunt :

- Chiar daca pentru firma A se plateste o suma totala de 72000 lei/an pentru toti cei 20 de cursanti, aceasta nu accepta decat plata lunara a cursului ceea ce nu am acceptat noi ; in plus nu se poate deplasa la sediul societatii.
- Firma C chiar daca are pretul pe cursant cel mai mic, accepta plata cu OP la 30 zile, are implementat un sistem de management al calitatii,  nu accepta decat un numar minim de 50 de cursanti ceea ce ridica plata totala anuala la 171 000 lei.
- Firma B are avantajele acceptarii platii cu OP la 45 zile, se deplaseaza la sediul societatii noastre, iar costul total al cursului este de 75600 lei.

Desi nu ofera pretul cel mai mic, dupa analizarea celorlalti factori care pot influenta costul total al serviciului, firma B este cea aleasa de mine pentru desfasurarea cursului.